سیستم گردش کار
سیستم گردش کار، سیستم اتوماسیون اطلاعات و فعالیتهایی است که میان متقاضیان (نیروی انسانی ویا کامپیوتر) یک سازمان بر اساس یک مجموعه قوانین تعریف شده به منظور دستیابی به اهداف تجاری و سازمانی می باشد .
یکی از مشکلات عمده سازمانها ارتباط حضوری و یا مکالمه با مشتریان می باشد که این مسئله همواره مرتبط با حضور افراد بوده و هزینه های گزافی(هزینه های پرسنلی ، هزینه نارضایتی مشتری ، هزینه وقت از دست رفته) برای سازمان دارد که با وجود یک سیستم هوشمند گردش کار این مسئله تا حد زیادی قابل بهبود بوده و کارایی سازمان را افزایش می دهد.

هزینه هایی که سازمان در صورت نداشتن یک سیستم گردش کار مناسب  با ان مواجه خواهد بود:
1- هزینه پرسنل جهت جوابگویی ارباب رجوع به صورت حضوری و یا مکالمه که این هزینه متوجه سازمان و ارباب رجوع می شود .
2- هزینه ارجاعات نامناسب به دلیل ندانستن فرایند انجام کار که باعث از بین رفتن وقت و انرژی افراد و کارکنان  می شود .
3- عدم تشخیص و یا تشخیص اشتباه فرایندهایی که بحرانی هستند که منجر به سرمایه گذاری اشتباه و در نهایت زیان سازمان می گردد .
4- ایجاد فضا و امکانات رفاهی جهت ارتباط با ارباب رجوع .

بهبود های مورد انتظار سازمان با استفاده از سیستم گردش کار
1- الکترونیکی کردن سریع فرایندها با فرایند ساز تولیدی روش .
2- امکان پایش فرایندها بصورت مداوم و بدست اوردن نقاط ضعف انها جهت انجام اقدامات اصلاحی .
3- کاهش هزینه های ارتباط با مشتری .
4- ارتباط مشتری با سازمان جهت پیگیری و یا درخواست جدید در وقتهای غیر از وقت اداری .
5- افزایش راندمان پرسنل بدلیل عدم ارسال فعالیتهای متفرقه به انان .
6- نرمال نمودن فرایندهایی که به صورت مقطعی دارای پیک کاری می باشند .
7- افزایش رضایتمندی کارکنان بدلیل ایجاد محیط کاری آرامتر و استرس و خستگی کمتر .
8- ایجاد ارشیو الکترونیکی فعالیتهای انجام شده .
 
این سیستم یک بستر اطلاعاتی جهت جریان کار در مراحل مختلف بین افراد و یا نقش های تعریف شده می باشد. و می تواند به صورت درون سازمانی و برون سازمانی انجام شود. این امر بوسیله مدل سازی فرایندها که در سیستم تعریف شده است  قابل پیاده سازی و انجام است. به نحوی که کلیه مراحل یک فرایند با تمام شروط و ضوابط و فعالیتهای مربوط به ان توسط سیستم قابل تعریف می باشد . ارجاع از یک مرحله به مرحله دیگر به صورت اتوماتیک می باشد .

سیستم گردش کار از اجزای زیر تشکیل شده است
1. ابزار تعریف فرایند: در این قسمت فرایندهای سازمان تعریف می گردد که در نهایت یک کد منحصر به فرد برای ان تولید می گردد.
1.1. تعریف مراحل : در این قسمت مراحل انجام کار تعریف می گردند.
1.2. تعریف فعالیتها : در این قسمت فعالیتهای مربوط به هر مرحله تعریف می گردند.
1.3. تعریف شرطها : در این قسمت شرطهای مربوط به هر قسمت قابل تعریف می باشند .
1.4. تعریف نقشهای انجام دهنده مرحله : در این قسمت با توجه به فرایند تعریف شده به هر یک از مراحل نقشی که این مرحله را انچام می دهد اختصاص داده می شود .
2. ابزار نظارت و مدیریت : در این قسمت تعریف نقشها ، تعریف اعضا و تعریف کارتابل مربوط به هر عضو صورت می پذیرد.
3. موتور گردش کار: این قسمت وظیفه اجرای مراحل و فعالیتها را بر طبق فرایند تعریف شده را دارد .
4. مزایای استفاده از سیستم گردش کار:
4.1. بهبود کارائی
4.2. کنترل بهتر فرآیندها
4.3. بهبود خدمات به مشتریان
4.4. انعطاف پذیری
4.5. بهبود فرایندهای سازمان
4.6. کاهش زمان انتظار مشتریان

امکانات سیستم گردش کار
1- ارایه سیستم به صورت web
2- تعریف سازمان و نقش های سازمانی به صورت درختواره
3- تعریف اشخاص و نسبت دادن نقشهای انان
4- تعریف چند نقش برای افراد
5- تعریف جانشین برای هر نقش از افراد
6- ایجاد کارتابل برای هر فرد جهت انجام فرایند های دریافت شده  
7- تعریف فرایند های سازمان
8- تعریف مراحل انجام فرایند و نقشهایی که می توانند ان را انجام دهند
9- تعریف فعالیتهای یک مرحله
10- تعریف شروط هر مرحله
11- تعریف مراحل به صورت مرحله اغازین ، پایانی و میان مرحله
12- تعریف مرحله به دو صورت شخصی و یا نقش ( امکان اینکه ارجاع یک مرحله به یک نقش تعریف شده و یا مسوول بالاتر که به صورت هوشمند توسط سیستم تعیین می گردد ، باشد. و یا به یک فرد خاص ارجاع گردد.)
13- تعریف متد های متفاوت ورود اطلاعات در طراحی فرم
14- طراحی فرم خاص برای هر یک از فرایند ها
15- امکان دسترسی برای فرد خارج از سازمان جهت ارتباط با سازمان و ایجاد کد رهگیری برای ان ( جهت کاهش مراجعات ارباب رجوع و دسترسی ایشان در هر موقع از روز به درخواستهای داده شده )
16- گزارش گیری از فرایندهای انجام شده و در حال انجام
17- امکان پیگیری فرایند های در جریان  
18- وجود شاخصهای زمان اتمام فرایندها جهت بهبود فرایند
19- ارجاع اتوماتیک بین مراحل
20- امکان پیوست هر نوع فایل در زمان انجام فرایند
21- تعریف عبارات پیش فرض برای فعالیتهای تعریف شده
22- امکان صدور رونوشت در هر مرحله از فرایند
23- ثبت تاریخ و ساعت در هر مرحله جهت ارزیابی زمان انجام کار

مشخصات فنی
1- پشتیبانی از پایگاه داده SQLSERVER
2- پشتیبانی از .Net Frame Work 2
3- پشتیبانی از Internet Explorer 6 به بالا